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Gestão de processos: o que é e como implantar?

A concorrência é cada vez maior, sendo necessário utilizar de diversos artifícios para se destacar no mercado. Descubra, neste conteúdo, o que é a gestão de processos e como implementá-la em uma organização. 

 

O que é gestão de processos?

Para explicar o que é gestão de processos vamos recorrer ao significado de cada uma das palavras isoladas. Gestão quer dizer gerir e administrar, por sua vez, processo se refere ao conjunto de ações realizadas por pessoas ou equipamentos. Sendo assim, gestão de processo é o mesmo que a administração do conjunto de ações realizadas por pessoas ou equipamentos dentro das organizações. 

Para que vocês possam entender melhor o que são os processos dentro de uma empresa, vamos pensar na aquisição de insumos para uma padaria. Para a fabricação de pães, bolos e doces é necessário a aquisição de matéria-prima. O primeiro passo para conseguir esses insumos é a confecção de uma ordem de compras, onde deve constar todos os itens que precisam ser comprados. Essa ordem deve ser aprovada ou reprovada. Caso seja reprovada, o processo se encerra. Sendo aprovada, o próximo passo é escolher os fornecedores e posteriormente realizar a compra. Quando os insumos forem entregues na padaria, antes de serem aceitos, alguém deve conferir se o que está sendo entregue condiz com o que foi comprado. Em caso positivo, a compra pode ser aceita. O mencionado anteriormente é um exemplo de processo dentro de uma empresa. 

 

O que significa fazer a gestão de processos na prática?

Na prática, fazer a gestão dos processos é definir, verificar e melhorar continuamente os processos organizacionais, buscando atender cada vez melhor as demandas internas e externas. 

 

Quais benefícios traz a gestão de processos? 

  • Visão ampla sobre todos os processos existentes dentro da sua empresa
  • Aumento de eficiência nos processos 
  • Otimização de tempo 
  • Aumento da qualidade 
  • Redução nos custos 
  • Integração entre as áreas 
  • Melhores informações para a tomada de decisão 
  • Melhora na organização 
  • Maior entrega de valor para os clientes 

 

Como implementar a gestão de processos?

 

Elaboração do mapa geral de processos

Para a elaboração desse mapa, o primeiro passo é identificar todos os processos que entregam algum tipo de resultado dentro da organização. É importante que seja possível  enxergar o limite de cada processo, assim como todas as atividades principais contidas nele. Exemplos de processos são: compra de insumos, fabricação de produtos, atendimento ao cliente, venda de serviços, etc. Lembrando que processos são conjuntos de ações necessárias para alcançar um resultado desejado. 

 

Utilização de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são o conjunto de medidas que as empresas usam para avaliar suas performances ao longo do tempo, gerando um histórico de dados. Essas métricas são utilizadas para potencializar a otimização dos processos e,consequentemente, a melhoria da empresa. 

 

Treinamento adequado 

É preciso que as pessoas envolvidas em cada processo tenham pleno entendimento sobre eles. De nada adianta ter os processos mapeados e estabelecer indicadores de desempenho se os funcionários da organização não possuem entendimento de nada disso. O treinamento adequado da equipe é crucial para que a gestão dos processos possa funcionar e gerar frutos positivos à empresa. 

 

Monitoramento constante

A gestão dos processos exige monitoramento constante. É preciso estar sempre checando cada ação envolvida, avaliando as melhorias e identificando os possíveis gargalos. A gestão dos processos só consegue render verdadeiros frutos se for realizada de modo contínuo.